O planejamento estratégico dentro de uma corporação auxilia na gestão administrativa a longo prazo. Portanto, ele também é importante no processo das viagens corporativas. Afinal, quando bem elaborado, esse instrumento traz orientações aos viajantes e facilidade de acesso aos procedimentos e políticas de viagens. Assim, deixando claro os direitos e deveres por parte de cada colaborador.
Desta forma, quando precisam representar a empresa em visitas à clientes, reuniões externas, congressos, treinamentos e viagens em geral, todos estarão bem orientados. Além disso, os viajantes entenderão a preocupação que a empresa tem em zelar pelo seu bem estar e segurança.
Por isso, trabalhar com uma Travel Management Company (TMC) ajuda a desenvolver uma política bem estruturada, gerando ações assertivas para uma gestão eficiente. Veja abaixo alguns pontos que separamos como dicas!
Custos e pagamentos
Os valores referentes às diárias precisam estar bem claros quanto aos limites de reembolso que serão custeados, desde a estadia até a alimentação. Para isso, existem algumas sugestões:
1. Diárias
Estipular um valor fixo de gastos por dia pode ser uma boa alternativa para algumas empresas. Dessa forma, a administração dos custos é facilitada — além de ser mais prática para o viajante, uma vez que não precisa guardar as notas fiscais para receber o reembolso.
2. Reembolso
Após a reforma trabalhista, o reembolso de despesas com viagens ganhou maior flexibilidade. Ou seja, a empresa e o colaborador podem entrar em um acordo sobre como o processo irá ocorrer. No entanto, uma política de viagens pré-estabelecida é a melhor maneira de garantir que todos estejam cientes sobre deveres e direitos. Geralmente, isso é feito das seguintes formas:
- O colaborador precisa apresentar à empresa notas fiscais ou outros comprovantes de todas as despesas após a viagem;
- A empresa paga antecipadamente o valor integral de custos com transporte e hospedagem e depois ressarce as outras despesas (como alimentação e deslocamento, por exemplo) mediante comprovação.
3. Adiantamento
Como o próprio nome sugere, a política de adiantamento consiste em adiantar um valor ao colaborador para que ele pague os custos que envolvem uma viagem. Caso a quantia estipulada não seja suficiente, a empresa irá ressarcir o excedente.
Acidentes
Qualquer pessoa que viaja a trabalho está sob a responsabilidade do seu empregador. Portanto, caso aconteça um acidente, a empresa precisa ter um bom plano de atendimento para garantir segurança e atendimento ao viajante. Então, fazer um seguro viagem é essencial nesses momentos, principalmente se houver deslocamento para fora do país.
Uma TMC pode otimizar de maneira eficiente todas as etapas das viagens corporativas. Afinal, conta com sistemas inteligentes de gestão de viagens e faz o acompanhamento das atividades do colaborador durante o trajeto. Além disso, também possui mecanismos para facilitar a prestação de contas durante e após o deslocamento.
Então, caso sua empresa esteja procurando por uma parceira, entre em contato com a Premier Turismo e tire todas as suas dúvidas.
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