A nossa Gerente Geral Kelen Castro falou neste artigo sobre Duty Care em viagens de negócios.

O “Duty of Care” (dever de cuidado) é um termo usado internacionalmente que se relaciona à obrigação legal de cuidar de uma pessoa durante a execução de um ato ou trabalho.

Se seus funcionários precisarem viajar a negócios de qualquer tipo, cabe a organização garantir a segurança deles o máximo possível e comunicá-los em caso de emergência.

No entanto, “Duty of Care” não se refere apenas a emergências e grandes eventos – pode ser alguém perdendo o passaporte, perdendo um voo ou adoecer enquanto estiver no exterior. É também sobre os detalhes da viagem que podem melhorar o bem-estar dos funcionários, como garantir que eles não tenham que dirigir depois de um voo longo.

No início da pandemia do Corona vírus, muitas organizações não estavam preparadas e tiveram muitas dificuldades em coordenar o retorno dos seus viajantes. Isso alerta, que independentemente do tamanho da organização, todas deverão definir em sua gestão de viagens, os riscos de saúde e segurança, aplicando cuidados essenciais para os viajantes.

Através da análise do programa de viagem, a organização pode entender para onde seus funcionários estão viajando e definir as medidas de saúde e segurança de acordo com o nível de risco nesse destino específico.

Os viajantes devem ser totalmente informados antes, durante e depois da viagem com os dados e números de contato necessários – isso inclui familiaridade com sua política de viagens. Durante a viagem, é importante que os funcionários tenham acesso a informações necessárias, como por exemplo, com quem entrar em contato em emergência ou áreas específicas de alto risco para evitar no seu destino final.

Uma TMC (Travel Management Company), empresa especialista em gerenciamento de viagens corporativas de uma organização, está idealmente posicionada para aconselhar e orientar as organizações com ferramentas certas para gerenciar a segurança e proteção dos viajantes – e como oferecer um programa de dever de cuidados essenciais através  de uma consultoria – analisando a situação atual, compreendendo sua viagem de negócios e recomendando melhorias antes da implementação.

Além da consultoria, a TMC apoiará com relatórios pré-viagem, alertas de viagem, perfis de viajantes atualizados, incluindo contatos de emergência e registros de quaisquer problemas de saúde, sistema de rastreamento de funcionários, suporte 24/7 (não apenas para emergências), gerenciamento de resposta a emergências graves e relatórios pós-viagem – oferecendo visibilidade das viagens planejadas versus viagens com qualquer desvio da política de viagens, dessa forma permitirá gerenciar de maneira mais efetiva a conformidade com as políticas ou implementar medidas mais rigorosas, conforme necessário.

O “Duty of Care” e gerenciamento dos riscos de viagem podem ser enraizados nas políticas e processos de qualquer organização, onde a TMC pode ajudar como montar um plano de “Duty of Care” ou garantir que aquele plano em vigor continue a ser uma boa prática.

A chave para um programa bem-sucedido é ter apoio da alta administração, assegurando informações claras, regulares e relevantes com todos os funcionários em todas as etapas de sua jornada.